Planejamento Estratégico de TI

Gestão estratégica de TI – Planejamento Estratégico de TI

A importância da TI para os negócios cresce de forma exponencial, na medida em que as empresas tornam-se a cada dia mais complexas e integradas.

As empresas hoje estão cada vez mais pautadas em soluções informatizadas, dependendo da infraestrutura, dos serviços e produtos demandados pela TI.

Um dos temas mais em pauta nos dias de hoje, quando se fala em planejamento estratégico, é a necessidade de alinhamento dos objetivos estratégicos com os objetivos da TI, de forma que os esforços demandados pela TI sigam ao encontro do que a empresa objetiva.

Dentro desse contexto, ferramentas como análise SWOT, Balanced Scorecard, apoiando planejamento e gestão estratégica de TI.

Planejamento estratégico na educação

Antes de começarmos a aula, leia o Artigo/Case relacionado: Artigo Veja – Planejamento estratégico também pode ajudar a educação.

http://veja.abril.com.br/educacao/planejamento-estrategico-tambem-pode-ajudar-a-educacao/

Observe a imagem do sistema de monitoramento de dados da Rede Municipal de Educação de Vinhedo (SP). Gráficos com desempenho dos alunos em sala são a base o planejamento estratégico da rede.

Com o recurso, gestores definem metas e ações que visam alavancar o nível de aprendizado dos estudantes (Heitor Feitosa/VEJA.com).

As estratégias da TI

As estratégias do negócio e as estratégias da área de TI precisam estar bem integradas, posto que a TI representa um papel estratégico nesse cenário disponibilizando produtos, sistemas, infraestrutura e serviços de TI que agreguem valor aos produtos e serviços da empresa, gerando vantagens sobre a concorrência, o que pode ser visto na ilustração apresentada a seguir.

Da mesma forma deve haver forte integração entre o planejamento estratégico empresarial e o planejamento estratégico da TI.

O planejamento estratégico da TI visa garantir que os sistemas, a infraestrutura, a base de dados e os serviços prestados pela TI à empresa estejam em consonância com o que a empresa necessita para alcançar seus objetivos estratégicos.

Paradoxalmente, o próprio planejamento estratégico empresarial deve ser realizado com uso da TI, através de sistemas complexos e analíticos, que reúnam dados de fontes internas e externas da organização e através de análises ajudem os gestores nas tomadas de decisão dos caminhos a seguir.

Como a área de TI hoje abrange muitas demandas e complexidade dentro da organização, o planejamento estratégico da TI é de fundamental importância para que a empresa consolide o seu planejamento estratégico empresarial. De uma forma geral, o Planejamento estratégico da TI abrange estratégias para lidar com:

Processos diversos da TI, como aquisição de ativos (servidores, estações de trabalho, estações mobile, impressoras e outros), de materiais de consumo, de infraestrutura de rede e Internet (equipamentos, cabeamento, backbone).
Processos de aquisição de software.
Processos de desenvolvimento de software.
Processos de soluções de TI.
Gestão do nível de serviços da TI.
Gestão da qualidade da TI.
Processos de suporte operacional da TI.
Gestão da segurança da informação.
Gestão dos recursos humanos de TI.
Administrar a performance e a capacidade dos recursos de TI.
Gestão da disponibilidade e continuidade das operações da TI.
Gestão das novas tecnologias.
Gestão das mudanças.

Conceito de planejamento estratégico de TI

O cenário dos negócios atual é imprevisível e de competição intensa, impulsionada pelo avanço das tecnologias, instabilidade econômica, globalização e governo atuante.

A expectativa do sucesso das empresas é definida essencialmente pela sua capacidade de se adaptar ao ambiente de mudança contínua e inovar, que dependem de suporte da área de TI.

Como visto na parte 1(Planejamento Estratégico) a importância da gestão e planejamento estratégico para melhor gerir os recursos da empresa em prol de seus objetivos estratégicos e que o planejamento estratégico tem seus desdobramentos para as áreas funcionais, incluindo a área de TI, através do planejamento estratégico de TI.

O planejamento estratégico da TI (PETI) é fundamental para a melhor utilização dos recursos, identificação dos riscos, indicação de medidas preventivas e/ou corretivas que amenizem as consequências desses riscos, mapeamento das oportunidades e benefícios alcançáveis, com os respectivos planos de ação.

Conforme ilustrado pela figura a seguir, o planejamento estratégico de TI deve estar em alinhamento com o planejamento estratégico do negócio, ou seja da corporação, através das seguintes correlações:

Integração estratégica: alinhamento entre as áreas externas e internas da organização.
Interação funcional: alinhamento entre a área de negócios e a área de TI, adequando as decisões da TI às decisões da organização.
Integração e automação: integra as estratégias do negócio à infraestrutura e processos de TI e estratégias de TI à infraestrutura e processos do negócio.

O conceito de governança de TI

Nesse contexto, para ajudar no alinhamento entre as estratégias da empresa e a gestão da TI, surge o papel da Governança de TI:

Colaborar efetivamente com a Governança Corporativa.
Alinhar a gestão da TI com as estratégias da empresa.
Gerir melhor os recursos de TI.
Permitir à empresa alcançar seus objetivos, de forma eficiente e eficaz, possibilitando uma maior competitividade e melhores resultados nos negócios.
Garantir e apresentar aos stakeholders de forma simplificada e transparente os resultados da área de TI.

A norma ISO/IEC 38500 define Governança Corporativa de TI como:

“O sistema pelo qual o uso atual e futuro da TI é dirigido e controlado. A governança corporativa de TI envolve a avaliação e a direção do uso da TI para dar suporte à organização no alcance de seus objetivos estratégicos e monitorar seu uso para realizar os planos. A governança inclui a estratégia e as políticas para o uso de TI dentro de uma organização”.

A norma orienta que a governança da TI se dê através de 3 tarefas:

Avaliar e medir o uso atua e futuro da TI.
Orientar o desenvolvimento de planos e políticas para garantir que o uso da TI atenda aos objetivos do negócio.
Monitorar o cumprimento das políticas e o desempenho em relação aos planos.

A Governança de TI é de responsabilidade da alta administração. A figura a seguir ilustra os principais benefícios, esperados pelas empresas, ao implantarem uma efetiva Governança de TI.

Conheça agora algumas das vantagens que podem ser usufruídas pelas empresas que conseguem, com a ajuda da Governança, a desenvolver um bom e alinhado planejamento estratégico na área de TI:

Informações mais precisas e efetivas para melhores decisões.
Maior velocidade, segurança e eficiência nas operações.
Produtos de alto valor agregado e de elevada qualidade.
Simplificação dos processos.
Menor custo.

Custos e investimentos em TI

Os gastos e investimentos em TI oferecem benefícios para as organizações, porém devem ser refletidos em contribuições efetivas para o resultado empresarial.

Assim, os investimentos em TI devem ser analisados considerando esses benefícios oferecidos, o desempenho empresarial e as técnicas elaboradas para a avaliação desses investimentos.

Isso deve ser considerado na elaboração do planejamento estratégico de TI, e nos planejamentos derivados – planejamento tático e operacional.

Os gastos devem sem em função dos objetivos estratégicos e ser alvo do planejamento estratégico de TI.

Recursos da TI necessários para suportar decisões

No Planejamento de TI também se decide onde a organização quer chegar e quais os recursos da TI que serão necessários para suportar as decisões, representando o movimento de passagem da estratégia presente para a estratégia futura, através da apresentação de direções, concentrações de esforços, flexibilidade e continuidade dos negócios em áreas estratégicas.

Apesar de tratar os recursos técnicos, o Planejamento de TI difere do antigo Plano Diretor de Informática (PDI) que tem seus esforços mais direcionados para o plano de informática e seus respectivos recursos tecnológicos (REZENDE, 2002).

Análise SWOT aplicada à área de TI

O conceito de governança, tanto a corporativa como a de TI objetivam comunicar e direcionar as ações da empresa e/ou de TI através de mecanismos como missão, visão, gestão de portfólio, análise de riscos (forças, fraquezas, ameaças, oportunidades – Matriz SWOT) e ter o controle sobre seu desempenho e resultado, de forma a certificar-se de que se está no caminho certo ou se são necessários ajustes para que os objetivos sejam alcançados. Para isso, precisamos de indicadores que nos forneçam esse poder de controle.

A ferramenta denominada Análise SWOT visto na parte 1(Planejamento Estratégico) pode ser aplicada diretamente no planejamento da área de TI, para análise do cenário e com base na proposição das estratégias.

Vejamos exemplos pertinentes à área de TI, que podem ser usados nas análises internas e externas do ambiente em que a organização está inserida. A aplicação da técnica é a mesma vista na parte 1(Planejamento Estratégico), apenas o foco da identificação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças é que se volta para a área de TI.

Pontos fortes:

Conhecimento da estrutura e funcionamento da empresa;
Apoio à TI por parte da alta Administração;
Comprometimento da equipe de TI;
Autonomia no planejamento e na execução de projetos;
Tomada de decisões de forma participativa pela equipe de TI;
Compartilhamento interno de informações;
Liberdade de inovação e proposição de novas soluções;
Incentivo à participação em eventos da área de TI.,

Pontos fracos:

Quadro de Analistas e programadores em TI insuficientes em relação às demandas;
Sobrecarga de trabalho dos servidores (equipamentos);
Inexistência de redundância de dados e backup em ambientes distintos;
Inexistência de gerador de energia;
Pouca experiência profissional da equipe, em função de novas contratações de servidores;
Espaço físico inadequado;
Indicadores e metas em processo de formalização;
Políticas e normas formalizadas em processo de implantação;
Estrutura de funções gratificadas ainda não totalmente implementadas;
Falta de inventário de software;
Processos não documentados.

Oportunidades:

Planejamento da TI como área estratégica;
Parcerias com fornecedores de equipamentos e software, estratégicos para a empresa;
Novos clientes;
Modernização tecnológica;
Sofisticação dos recursos de processamento de dados.

Ameaças:

Plano de carreira dos cargos não específicos para a área de TI;
Remuneração defasada em relação ao mercado;
Aquisições de recursos de TI de forma descentralizada;
Falta de quadro funcional para implementar controle de qualidade;
Dificuldade de reposição de pessoal, em função de pouca atratividade de salários e benefícios;
Dificuldade de abertura de novas vagas para aumento do quadro de pessoal;
Definição pouco detalhada dos processos por parte das áreas demandantes dos serviços de TI;
Inexistência de um sistema de CRM para desenvolver e acompanhar o relacionamento com clientes;
Dependência de equipe terceirizada.

Balanced Scorecard (BSC) aplicado à área de TI

A TI, mesmo com a reconhecida importância na condução da empresa em direção a seus objetivos, em muitas empresas ainda entrega resultados incompatíveis com o esperado, gerando insatisfação. Alguns dos motivos que dificultam o alinhamento da TI com o negócio são:

Dificuldade de comunicação com os usuários de negócio.
Dificuldades de avaliar os reais benefícios gerados pelos investimentos.
Ausência de critérios para prioridade dos projetos.

As dificuldades que apontamos podem ser minimizadas com a aplicação da técnica do Balanced Scorecard, que visto na parte 1(Planejamento Estratégico), e agora direcionamos seu uso à área de TI.

Leitura adicional

Para saber mais sobre o Planejamento Estratégico de TI, leia o texto indicado:

Case de uso de análise SWOT para decisão de um investimento em TI.

https://imasters.com.br/artigo/16410/gerencia-de-ti/case-analisando-um-investimento-de-ti-com-o-modelo-swot/

O BSC será útil na identificação das estratégias de TI, na classificação em prioridades e ainda criação de instrumentos de controle que conjugados possibilita a gestão da TI e a entrega de real valor em seus produtos e serviços, alavancando o seu papel como parceiro estratégico para as áreas de negócio.

A imagem a seguir ilustra com clareza , que deve haver um desdobramento dos BSC aplicados na empresa, a partir do BCS corporativo, que define os indicadores, as metas e as iniciativas de cada uma das 4 perspectivas do BSC.

O mapa estratégico de cada nível de BSC também deve ser compatível com o mapa estratégico da corporação.

Para conhecer os desdobramentos dos mapas estratégicos.

http://pos.estacio.webaula.com.br/Cursos/POS764/docs/a02_t09.pdf

A figura 1 mostra a sequência de desdobramentos do Balanced Scorecard, a partir do BSC corporativo, para o Estratégico de TI e consequentes desdobramentos deste para os setores de TI de relevância.

Você poderá observar na figura 2 que possibilitar o desdobramento do planejamento estratégico e do BSC da organização para TI é fundamental para alinhar os objetivos estratégicos aos objetivos de TI, como pode ser observado pela figura 7, abaixo.

ATENÇÃO

É importante ressaltar que a área de Business Intelligence (inteligência nos negócios) está envolvida na aplicação do BSC, fornecendo os históricos dos indicadores (previsto e realizado), selecionados do Datawarehouse e Datamarts. Um projeto de BSC, aplicado à TI, não é trivial e exige um grande envolvimento da alta administração.

REFERÊNCIAS

Base: Pós em Engenharia de Software – Estácio (EAD), com várias adaptações e melhorias.

REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da informação integrada à inteligência empresarial. São Paulo: Atlas, 2002.

MANSUR, Ricardo. Governança avançada de TI. Rio de Janeiro: Editora Brasport, 2009.